Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

SYSORA
powered by VON LOEWEN GmbH & Co. KG
Semmelweisstraße 2
90482 Nürnberg
Deutschland

Telefon: +49 911 89632438
E-Mail: info[at]sysora.de Website: www.sysora.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, unserer cloudbasierten Plattform SYSORA sowie unserer Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung von Funktionen für Rechnungen, Belege, Bankabgleich, Steuer- und Compliance-Funktionen, Mitarbeiter- und Kontaktdatenverwaltung, Dokumentenerstellung, E-Mail-Unterstützung, Kunden- und Mitarbeiterportale sowie KI-gestützte Assistenzfunktionen.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Rechtsgrundlage genannt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

3. Nutzung unserer Website

Beim Aufruf unserer Website bzw. Plattform werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, um die Inhalte auszuliefern und die Sicherheit und Stabilität der Systeme zu gewährleisten. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene URL,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• Zugriffsstatus.

Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb unserer Website und Plattform.

4. Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von SYSORA ist eine Registrierung bzw. Anmeldung erforderlich. Dabei verarbeiten wir insbesondere:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Login- und Sitzungsdaten,
• Zugriffs- und Berechtigungsinformationen,
• Zuordnung zu Workspace, Team, Portal oder Kundenkonto.

Die Anmeldung kann über Magic-Link- und Einmalcode-Verfahren erfolgen. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Nutzerkontos und der sicheren Authentifizierung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Nutzung der Plattform

Im Rahmen der Nutzung von SYSORA verarbeiten wir die Daten, die Sie in die Plattform einstellen oder dort erzeugen. Dazu können insbesondere gehören:

• Unternehmens- und Profildaten,
• Kunden- und Kontaktdaten,
• Rechnungs-, Angebots-, Gutschriften- und Mahndaten,
• Beleg- und Dokumentdaten,
• Bank- und Transaktionsdaten,
• steuerlich relevante Daten,
• Mitarbeiterdaten,
• Kommunikationsdaten,
• Einstellungen, Rollen und Berechtigungen,
• Nutzungs- und Aktivitätsdaten innerhalb der Plattform.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der vertraglich geschuldeten SaaS-Leistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Kunden-, Mitarbeiter- und Portalzugänge

Soweit SYSORA Kundenportale, Mitarbeiterportale oder vergleichbare Zugänge bereitstellt, verarbeiten wir personenbezogene Daten, um autorisierten Personen einen geschützten Zugriff auf freigegebene Inhalte und Funktionen zu ermöglichen.

Hierzu können insbesondere verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse,
• Name,
• Firmenzuordnung,
• Portalberechtigungen,
• Login- und Verifizierungsdaten,
• freigegebene Dokumente, Daten und Statusinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. KI-Funktionen

SYSORA bietet KI-gestützte Funktionen an, insbesondere zur Unterstützung bei Textentwürfen, Dokumenten, E-Mails, Kategorisierung, Zuordnung, Analyse sowie weiteren Assistenzfunktionen.

Bei Nutzung dieser Funktionen können Inhalte, die Sie eingeben oder zur Verarbeitung bereitstellen, an einen externen KI-Dienstleister übermittelt werden. Dies können insbesondere sein:

• Texteingaben,
• Dokumentinhalte,
• strukturierte Geschäftsdaten,
• vom Nutzer bereitgestellte Kontextinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der angeforderten Funktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der wirtschaftlichen und sicheren Bereitstellung moderner Assistenzfunktionen.

Wir empfehlen, in KI-Eingaben keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO oder sonstige hochsensible Informationen einzugeben, sofern dies nicht zwingend erforderlich und rechtlich zulässig ist.

8. Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung

Für Abonnements, Rechnungsstellung, Abrechnung und den Erwerb zusätzlicher Leistungen, insbesondere KI-Credits, verarbeiten wir Zahlungs- und Abrechnungsdaten.

Hierzu können insbesondere verarbeitet werden:

• Name und Rechnungsanschrift,
• Unternehmensdaten,
• E-Mail-Adresse,
• Zahlungsstatus,
• Rechnungsdaten,
• abonnierte Tarife und Zusatzleistungen,
• Transaktions- und Abrechnungsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Bank- und Finanzdaten

Soweit Sie in SYSORA Bankkonten oder Banktransaktionen anbinden und verarbeiten, werden die hierfür erforderlichen Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:

• Kontodaten,
• IBAN,
• Umsatz- und Transaktionsdaten,
• technische Verbindungs- und Sitzungsdaten,
• Zuordnungs- und Synchronisationsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der entsprechenden Bankfunktionen innerhalb der Plattform gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. E-Mail-Kommunikation

Soweit SYSORA den Versand oder die Unterstützung bei E-Mails ermöglicht, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten. Dazu können insbesondere gehören:

• Absender- und Empfängerinformationen,
• Betreffzeilen,
• E-Mail-Inhalte,
• Entwurfsdaten,
• Versandstatus,
• technische Zustellinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung der von Ihnen genutzten Funktionen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Adressvorschläge und Kartendienste

Soweit in SYSORA Adressvorschläge oder standortbezogene Hilfsfunktionen verwendet werden, können bei Nutzung solcher Funktionen Daten an externe Kartendienste übermittelt werden, insbesondere:

• eingegebene Adressbestandteile,
• IP-Adresse,
• technische Nutzungsdaten.

Die Nutzung dieser Funktionen erfolgt zur nutzerfreundlichen Eingabe und Vervollständigung von Adressdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, etwa per E-Mail oder über sonstige Kommunikationswege, verarbeiten wir die hierbei übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern es um vorvertragliche oder vertragliche Anfragen geht, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen Anfragen.

13. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Zur Bereitstellung unserer Leistungen setzen wir externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter oder eigenständige Empfänger ein, soweit dies erforderlich ist. Dazu können insbesondere Anbieter aus folgenden Bereichen gehören:

• Hosting und Datenbankbetrieb,
• Authentifizierung und Nutzerverwaltung,
• Zahlungsabwicklung,
• E-Mail-Zustellung,
• KI-Verarbeitung,
• Bank- und Schnittstellenanbindung,
• Karten- und Adressdienste.

Dabei kann es sich insbesondere um folgende Kategorien von Dienstleistern handeln:

• Hosting- und Datenbankdienstleister,
• Zahlungsdienstleister,
• E-Mail-Dienstleister,
• KI-Dienstleister,
• Bank- und API-Integrationspartner,
• Karten- und Places-Dienstleister.

Soweit erforderlich, schließen wir mit Auftragsverarbeitern Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

14. Drittlandübermittlungen

Soweit personenbezogene Daten an Dienstleister mit Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden oder ein Zugriff von dort erfolgt, geschieht dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben. Soweit erforderlich, verwenden wir geeignete Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus speichern wir Daten, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Geschäfts- und steuerrelevante Daten können aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben länger gespeichert werden.

16. Rechtsgrundlagen im Überblick

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Angabe erfolgt, stützen wir Verarbeitungen auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Pflichten,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen.

17. Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

19. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für die Nutzung unserer Plattform und Leistungen erforderlich. Ohne diese Daten können einzelne Funktionen oder die Nutzung insgesamt eingeschränkt oder nicht möglich sein.

20. Verarbeitung im Auftrag

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. In diesen Fällen sind unsere Kunden datenschutzrechtlich Verantwortliche für die von ihnen in SYSORA verarbeiteten personenbezogenen Daten, soweit nicht im Einzelfall etwas anderes gilt.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, insbesondere bei Änderungen der gesetzlichen Vorgaben, der Plattform oder der eingesetzten Dienstleister.